4.3 Der "Flow" - wie ein Feature zum nächsten kam

Sobald die Idee zur Beschreibung von Rollen und Zusammenarbeit stand und erste Teams damit arbeiteten, wurde schnell deutlich: Um Rollen wirklich effektiv nutzen zu können, braucht es zusätzliche Funktionen. So entstand die teamdecoder "Toolbox" für Team-Architekten. Alle Features bauen aufeinander auf - müssen aber natürlich nicht alle immer in jedem Team zum Einsatz kommen.

Hier der "Flow":

• Das Dashboard - Das ist der Ort, an dem Rollen definiert, zugewiesen, weiterentwickelt und zu Circles und Projects zusammengebracht werden.
  
  

• Reports - Das ist eine individuelle Übersicht für jedes Teammitglied, in der nachgeschaut werden kann, welche Rollen ihm zugewiesen wurden ("Meine immer aktuelle und detaillierte Job Description" = Klarheit), und außerdem, wer im Team was macht ("Telefonbuch" Funktion = Transparenz). Wenn einem Teammitglied im Alltag auffällt, das etwas keinen Sinn ergibt oder besser definiert werden könnte, kann im Report Feedback hinterlassen werden.
  
  

• Circles- und Projects-Übersichten - Wenn es kein Organigramm mehr gibt, werden Führungskräfte oft nervös. Man kann natürlich immernoch aus dem Miroboard eine grobe Übersicht bauen und die als Org Chart verkaufen, aber im teamdecoder gibt es dafür je eine Übersicht über alle Circles (z.B. Abteilungen) und eine über alle Projects (z.B. Task Forces), mit je allen Rollen, die zugewiesen wurden, und allen Menschen, die Inhaber dieser Rollen sind.
  
  

• Meetings - "Zu viele Meetings" ist oft ein Grund für Ineffizienz. Ziemlich am Beginn von teamdecoder hatte ein Kunde daher die Idee, allen "Gruppen" (also "Circles und Projects") die Möglichkeit zu geben, Meetings zu definieren, um diese in den Übersichten und Reports anzuzeigen, damit man einfacher erkennen kann, wie hoch die Meeting-Last ist.
  
  

• Fading Roles - Schnell hat sich gezeigt, dass Rollenzuweisungen nicht immer so eindeutig sind. Manchmal haben Personen Rollen inne, die sie eigentlich gar nicht inne haben sollten. Oder es steht schon fest, dass sie irgendwann mal Rolle X übernehmen sollten oder sich dorthin entwickeln sollen. Für diese Fälle gibt es die Markierung "Fading In" und "Fading Out", mit der man in den Berichten einzelner MitarbeiterInnen einzelne Rollen entsprechend markieren kann.
  
  

• Workload Planung - Wenn man anfängt, Jobs in Rollen runterzubrechen und jeder Person mehrere Rollen zuzuweisen, stellt sich schnell die Frage, wie die Person die ihr zur Verfügung stehende Zeit auf die verschiedenen Rollen verteilen soll. Quasi die Erwartungshaltung der Führungskraft, der Firma und/oder des Teams mitzugeben, eine Priorisierung vorzunehmen. Das definiert dann auch die Wichtigkeit der Rollen. Wenn ich z.B. 8h/Tag habe, und davon sechs auf einer Rolle verbringen soll, muss allen klar sein, dass die anderen X Rollen weniger Output liefern werden.
  
  

• Purpose Tree - Jede Rolle braucht einen Purpose. Und jede Gruppe ebenfalls. Und das gesamte Team sowieso. Irgendwann kam eine Beraterin mal auf die Idee, dass man eigentlich eine Übersicht dieser ganzen Purposes bräuchte, um sehen zu können, ob das überhaupt alles zusammen passt und Sinn macht. Das ist der Purpose Tree.
  
  

• Workflows - Bei der Ausgestaltung der Rollen kommen Teams häufig an den Punkt der Differenzierung zu anderen Rollen und der Beschreibung, wie diese Rollen in einem idealen Prozess zusammenarbeiten müssten. Dazu gibt es im teamdecoder die Workflows. Damit kann man Prozesse definieren, in Schritte aufteilen und dann jedem Schritt Rollen zuordnen. Das ergänzt die Rollen-Definition um den wichtigen Punkt, WANN die Rolle aktiv werden muss.
  
  

• Compare Mode - Um Teams genau bei diesen Detail-Diskussionen zu helfen (schreibt den KV denn jetzt die Rolle "Projektmanagement" oder die Rolle "Key Account Mgmt"?), gibt es einen Compare Mode. Darin kann man verschiedene Personen oder Rollen nebeneinander stellen und dann einfach per Drag & Drop Rollen oder Aufgaben verschieben. So wird es einfacher, Diskussionen zu führen und die Ergebnisse direkt umzusetzen.
  
  

• Umfragen und td Score - Alle Tools sollen dem Team helfen, trotz der Veränderung eine Verbesserung in den Aspekten Wellbeing, Resilienz und Performance zu erzielen. Um messen zu können, ob das auch wirklich der Fall ist, können wir im teamdecoder regelmäßige Umfragen verschicken und die Teammitglieder befragen. Daraus berechnet sich der "td Score". Wenn der sich negativ entwickelt, kann man frühzeitig nachsteuern.
  
  

• Campfire - Es ist wichtig, dass das Team sich regelmäßig mit der eigenen Struktur auseinandersetzt. Dafür gibt es ein Meeting Format, dass wir "Campfire" ("Lagerfeuer") nennen. In dem Meeting soll das Team, samt BeraterIn und Führungskraft, wie um ein Lagerfeuer um den teamdecoder herum sitzen und Verbesserungen diskutieren, sowie in die Zukunft planen. In der App gibt es dafür einen separaten Bereich, in dem alle Punkte aufgeführt sind, an denen man arbeiten sollte (Feedback aus den Reports, Workload-Disbalancen, Status von MitarbeiterInnen-Entwicklung, fehlende Rollen-Details, etc.)

Hier ging es mir noch nicht darum zu erklären, wie jedes Feature im Einzelnen funktioniert (daher auch noch keine Screenshots), sondern zu erläutern, wie die Funktionalitäten zusammenhängen und aus der Praxis geboren wurden.

Links

• Knowledge Base "Features": https://teamdecoder.tawk.help/category/features

• Knowledge Base "Modes": https://teamdecoder.tawk.help/category/modes