6.4 Gruppen anlegen

Rollen sind eine Sache, Zusammenarbeit noch eine ganz andere. Wer arbeitet mit wem auf welchem Thema wie zusammen? Das ist eine Frage, die man mit den Teams deutlich definieren muss.

Dabei muss man unterscheiden, weil es machmal zu Missverständnissen kommt:

• Wenn drei Leute dieselbe Rolle innehaben, z.B. "Customer Service Agent (CSA)", dann wird diese Rolle angelegt. Es wird in der Rolle definiert, was ein CSA macht, und die Rolle wird den drei Leuten zugeordnet.

• Damit ist klar, was jeder von ihnen als CSA machen muss.

• Die Zusammenarbeit der drei wird nicht in der Rolle beschrieben, sondern dafür müssen wir eine Gruppe, eine Karte in einer grünen Liste, ein Circle oder ein Project einrichten.

• Dort stehen dann Themen wie "CSA im Unternehmen etablieren" oder "Neue Tools testen", etc. und hier wird auch ein Lead für das "CSA Team" benannt.

Und das bringt mich zum Normalfall: Ein Team funktioniert via seiner Circles und Projects. Erinnerst Du Dich an die Miro Boards, die ich Dir weiter oben gezeigt habe? In einem solchen Fall entstehen die Circles und Projects im teamdecoder noch VOR den Rollen, denn sie bilden die Basis des Teams ab.

Dann überlegen wir im zweiten Schritt, welche Rollen in welchem Circle zusammenkommen müssen, damit der Circle seinen Purpose erfüllen kann.

Wie legen wir eine Gruppe an?

Eine Gruppe, also ein Circle oder ein Project (oder wie auch immer Du Dich entscheidest, diese grünen

Listen für Dein Projekt zu nennen) enthält folgende Elemente:

Ein Circle/Project definiert sich - fast genauso wie die Rollen - folgendermaßen:

• Name

• Purpose

• Tasks

• Objectives

• Meetings - dazu weiter unten noch mehr!

• Notes

Und auf der rechten Seite kommen ein paar gruppenspezifische Punkte:

• Lead - Hat diese Gruppe einen Lead? Dies kann eine Person oder eine Single Owner Rolle sein (s.o.).

• StandIn - Das ist die Vertretung für den Gruppen-Lead.

• Lead Tasks - Was macht der Lead eigentlich als Lead so in dieser Gruppe? Muss er/sie Meetings veranstalten? Strategische Guidance geben?

• Administration - Und was muss sonst noch so alles organisiert werden, damit diese Gruppe arbeiten kann?

Und dann noch:

• Documents

• Tags

Wie schieben wir Rollen in eine Gruppe?

Zunächst empfehle ich immer, "Rollen" und nicht "Menschen" in die Gruppen zu schieben, damit zum einen die Person auch weiß, was sie in der Gruppe tun soll, und zum anderen, damit die Gruppen-Konstellation immer erhalten bleibt, auch wenn die Person mal die Rolle abgibt. 

Im teamdecoder "bauen" wir Gruppen im "Circle/Project Focus Mode" - d.h. wir nehmen, genau wie bei den Personen, eine Gruppe in den Fokus und können dann alle Mitglieder sehen und verändern.

Artikel in der Knowledge Base

Ich gehe wieder die Nummern im Bild durch:

1. Dieser Circle ist gerade im Fokus.

2. In allen Listen sieht man jetzt oben in weiß auf dunkel die Rollen, die Teil dieser Gruppe sind.

3. Und unten in grau auf hell die übrigen Rollen, die durch +/- oder Drag and Drop zugewiesen oder rausgenommen werden können.

4. teamdecoder "übersetzt" hier die Rollen in Menschen und zeigt in der gelben Liste an, welche Menschen aufgrund der zugeteilten Rollen in dieser Gruppe sind. Die grauen Pillen erwähnen dabei, mit welche Rolle diese Person Teil der Gruppe ist. Hier sieht man über die "Lead"-Pille auch, wer Lead dieser Gruppe ist.

5. Hier oben kann man den Fokus Modus wieder verlassen.

Circles und Projects richtig benutzen

Beide Listen sind Gruppen und funktionieren identisch. Du kannst also Circles für eine Art von Gruppen und Projects für eine andere Art von Gruppen benutzen. "Projects" müssen keine tatsächlichen "Projekte" sein, das ist quasi nur eine "Verzehr-Empfehlung" :)

Einen kleinen Unterschied gibt es: Projekte können Circles zugewiesen werden, andersrum geht das nicht. Es gibt also, bei Bedarf, eine kleine "Hierarchie" zwischen den beiden grünen Listen.

Beispiele:

• Du hast einen "Marketing"-"Circle" und ordnest diesem das "Project" "Neue Website erstellen" zu - oder

• Du hat einen "Marketing"-"Circle" und ordnest diesem die "Sub-Gruppe" "Social Media Marketing" als "Project" zu und benennst die Liste um in "Unterabteilungen".

Diese Zuordnungen sind oprtional.